Hubungan kerja front office dengan departemen lain

Prosedur penanganan tamu VIP

Check in untuk tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP (Very Important Person), prosedur penaganan tamu VIP dilakukan sedikit berbeda dengan check-in yang biasa pada tamu yang biasa. Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hote dimana mereka sangat menghormati tamu tamu yang mereka anggap peting bagi hotel, antara lain seperti kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel, artis atlit dan lain sebagiannya. Check-in akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda tangan saja ketika sampai di counter front desk. inilah yang dimaksud dengan tamu VIP mereka saat di hotel semuannya sudah di siapkan dari jauh jauh hari dimana mereka pada saat sampai di hotel mereka hanya tanda tangan saja. selain itu pelayanan yang di dapatkan sangatlah berbeda dengan tamu yang pada umumnya dimana mereka mendapatkan pelayanan yang special seperti welcome drink yang berbeda pada umunya serta service lainnya yang di berikan oleh hotel. tentunya dari segi harga pasti akan berbeda dengan harga kamar lainnya, pada umunya tau VIP yang menginap di suatu hotel mereka akan meminta pihak hotelnya untuk mengosongkan hotelnya agar mereka nyaman tingal di hotel tanpa adannya tamu lainnya yang menginap di sana, tetapi ada juga tamu VIP tidak melakukan hal itu hanya saja mereka akan menganjak ajudan mereka maing masing di sana agar mereka merasa nyaman. Specialnya lagi mereka juga bisa melakukan registrasi di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa langsung ke kamar, tanpa mereka harus ke counter depan terlebih dahulu. 

 

Adapun urutan secara terinci adalah sebagai berikut:
1.Guest card dan key card sudah siap sebelum tamu datang biasannya persiapan seperti ini sudah dilakukan jauh jauh hari oleh hotelnya diaman agar mereka memberikan pelayanan yang prima pada saat tamunya datang.
2.Mencocokkan nama tamu dengan data di reservasi, hal ini biasanya akan dilakukan oleh assisten atau ajudan dari tamu VIP tersebut, tamu VIP nanti mereka hanya melakukan tanda tangan saja.
3.Memastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman (spirit) sebagai amenities untuk VIP. yang ini bisanya ada beberapa tamu VIP yang memintak request kepada hotel untuk menyediakan minuman yang mereka sukai.
4.Registrasi dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan dari protocol-nya. yang ini juga akan dialaukan oleh assisten atau ajudan dari tamunya
5.Kupon sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian GRO diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil menyebutkan nomor kamarnya.pada saat ini petugas akan mejelaskan secara detai mengetai failitas yang ada di hotel tersebut
6.Mengucapkan selamat beristirahat dan magic words
7.Jika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara membuka pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih dahulu, tetapi hal ini biasanya kalau tamu VIP nya sudah pernah menginap disana meraka tidak akan memintak GRO nya menjelaskan fasilitas kamar, fasilitas hotel, cara membuka pintu dan lain sebagiannya, karena tamu VIP nya sudah pernah menginap disana.
8.Bellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamu
9.Setelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang memungkinkan semua electric power terbuka, bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm,  AC dan perangkat elektronik lainnya.
10.Bellboy menata barang di luggage rack dengan rapi atau hal ini akan dialukukan oleh assisten tamunya diaman tamuya menganggap barang barang yang dibawa itu sangatla penting hanya assistennya saja yang akan disuruh oleh tamunya karena tamunya sudah memiliki kepercayaan atas asisstennya
11.GRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas yang tersedia di kamar. hal ini hanya dilakukan pada saat tamu VIP pertama kali menginap disana.
12.Memberi kesempatan tamu untuk menanyakan yang kurang jelas, dan menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu di kerjakaan GRO maupun bellboy. hal ini juga sama untk tamu VIP yang pertama kali menginap di hotel tersebut
13.GRO kembali ke GRO desk dan mengisi keterangan bahwa tamu VIP sudah check-in ke kamarnya
14.Bellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card, setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan bahwa tugas check in telah dilakukanya untuk tamu VIP nya sudah selesai
15.Receptionist memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari cant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang special request atau pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya: ada pesan atau surat, disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral, disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down, diberitahukan ke HK, tamu minta menu restoran, diteruskan ke F&B, pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator, dan seterusnya.hal ini haruslah hai hati saat mencatat atau menginput data data dari tamu VIP nya baik itu bill dan lain sebagiannya.

16.Pada hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika perlu balancing room lagi.