Hubungan kerja front office dengan departemen lain

Prosedur check in tamu rombongan

Prosedur check in tamu rombongan berbeda dengan penanganan atau prosedur untuk tamu perorangan,dikarenakan jumlah kamarnya lebih banyak dan memerlukan perhatian yang khusus dalam hal pencatatan selain kamarnya banyak tamu yang check in juga banyak, pada umunya kalau tamu check in di suatu hotel mereka pasti akan mengajak 1 atau 2 tour leader tergantung jumlah tamu rombongan yang akan melakukan liburan. Adapun beberapa hal mengenai proses check in tamu rombongan antaralain sebagai berikut.

• Lokasi check-in bisa di lobby, di restoran atau di function room semua itu tergantung dari besarnya rombongan, banyaknya tamu rombongan yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki hotel, tetapi pada saat sampai di hotel yang sudah di tentukan makan salah satu tour leader dari rombogan tersebut akan datang langsung menuju ke receptionis. dimana pada saat booking kamar di suatu hotel untuk tamu rombongan yang booking kamar itu pasti atas nama tour leadernya, Nah maka dari itu hanya tour leadernya saja yang melakukan regestrasi pemesanan kamar di receptionis, untuk tamu lainnya akan menunggu dilobby, atau di restaurant.  
• Pengantaran tamu rombongan ke masing masing kamar, tidak semua tamu bisa diantar satu per satu, khusus hanya yang memang memerlukannya karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal saja, nanti pada sat menuju ke kamar tour leader sama bell boy atau receptionisnya berjalan duluan lallu diikuti tamu rombongannya, diaman akan dijelaskan secara langsung fasilitas fasilitas yang di miliki hotelnya, ada juga hotel agar prosesnya mudah saat mengantarkan tamu dan memberikan penjelasan mengenai fasilitas yang ada maka tamu rombonganya akan di bagi menjadi 2 group, dimana masing masing group akan di temani receptionis dan bell boy pada saat menuju ke kamar, kembali lagi dengan sistem yang di gunakan oleh masing masing hotel. karena setiap hotel memiliki sistem yang berbeda beda 
• Barang tamu, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan yang cukup banyak, maka satu persatu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu lain barang bawaan tamu akan dibawakan oleh bell boy pada saat menuju ke kamar masing masing.
  

Berikut ini adalah prosedur atau penanganan check in  tamu rombongan:

 
1. Tamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut doorman
2. Sebelum tamunya datang pihak hotelnya akan menypkan rolley nya di depan lobby, kalau hotel hotel besar biasanya mereka akan menggunakan mobil buggy untuk menganggkut barang barang tamu dari parkiran menuju ke lobby hotel, dan tamu rombongannya juga. Pada saat penggangkutan barang barang bawaan tamu rombongan diaman akan di awasi oleh scurity, dan petugas lainnya seperti front office supervisor. nanti Front office supervisornya akan mendatangi tour leader dari tamu rombongannya nanti akan di ajak menuju ke lobby front office

3. Semua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby pada saat proses registrasi di front office. Pada saat proses menunggu regestrasi selesai nanti akan di bawakan minuman welcome drink untuk menyambut tamu yang baru datang.
4. Bell captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag dan mngisi nomer kamar di masing masing barang bawaan tamunya  

5. Tour leader dari tamu rombongannya akan mengisi registration card, satu untuk satu rombongan 

6. Receptionist memeriksa registraton card dengan seksama, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi kamar. contohnya nomer kamar berapa saja yag aka ditempati masing masing tamu 

7. Pada saat proses pemberian kunci kamar semuanya akan diberikan ke tour leader nanti tour leadernya akan meberikannya ke masing asing tamu.

8. Bell captain akan mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang dari masing-masing tamu ke kamar masing masing. 

9. Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali, dan bellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panel

10.Tamu dipersilakan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing masing, bellboy membawakan luggage mereka, khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan kemudian.Pada umunya bell boy nya juga akan ikut memasuki kamarnya diamana nantinya pada saat itu bell boy akan menjeaskan fasilitas dan kegunaan yang ada di masing masing kamar tamu. 

11. Setelah itu receptionist akan mengubah status kamar dari vang cant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama.