Hubungan kerja front office dengan departemen lain

 Prosedur Tamu Check in Individu atau Perorangan

Prosedur tamu check in individu atau perorangan pada saat melakukan check in di suatu hotel pasti akan nada namanya Prosedur atau tahapan penanganan check in untuk tamu perorangan maupun tamu group, nah brikut ini saya berikan mengenai Prosedur check in untuk tamu individu atau perorangan sebagai berikut:

Nah untuk tamu yang sudah datang di hotel
Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka tamunya akan disambut oleh salah satu petugas kami yaitu doorman untuk membukakan pintu untuk tamu, (untuk petugas doorman ini tidak semua hotel memiliki petugas doorman tergantung dengan sistem manajemen di masing masing hotel) mereka juga menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk membantu menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada izin dari tamu, doorman akan menyuruh petugas bellboy untuk menurunkan barang barang bawaan tamu dari mobil dan yang disimpan di atas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel kalau pada umumnya barang bawaan tamu nya akan di taruh di lobby terlebih dahulu sembari menunggu tamunya menyelesaikan proses registrasi dan mendapatkan kamar.

Prosedur penanganan barang bawaan tamu dari kendaraannya

Para petugas bellboy akan mengantarkan tamu menuju ke lobby atau ke resepsionis counter atau front desk . saat tamunya sampai di resepsionis counter, setelah itu tamu nya akan disambut oleh resepsionis  yang bertugas pada saat itu. Tentunya reseptionis akan mengucapkan selamat datang kepada tamunya sesuai dengan sop yang berlaku di hotel dan pada umumnya resepsionis akan menawarkan bantuan dan tersenyum kepada tamunya. Resepsionis akan menanyakan ke tamunya apakah sudah melakukan pemesanan kamar  sebelumnya atau belum sama sekali memesan kamar, nah setelah itu pertanyaan selanjutnya yang akan di tanyakan oleh resepsionis adalah apakah pesanan kamar tersebut melalui taravel agent atau melalui website resmi hotel. Kalau tamunya menyatakan sudah melakukan pemesanan kamar sebelumnya  menggunakan travel agent nah selanjutnya resepsionis  akan mencari data tentang pesanan kamar tamunya sesuai dengan atas nama tamunya, oh ya pengecekan data data pesanan tamunya itu di sistem yang sudah di buat oleh hotel nya, resepsionis hanya mencari nama tamunya yang memesan saja. Jika hotel nya menggunakan system maka tentang pencarian data data pesanan tamu lebih cepat dan mudah di temukan si system oleh resepsionisnya nah misalnya sih manual memakai form kemungkinan pencarian data data pesanan tamunya agak lama, cobak kalian pikirkan dalam 1 hari ada yang booking kamar 100 kamar, maka resepsionisnya akan mencarinya satu persatu itulah penyebabnya membutuhkan waktu yang lama jika masih manual. Resepsionisnya juga akan mengecek ulang apakah peranannya benar atau tidak, nah resepsionis akan mengulang dan menjelaskan pesanan dari tamunya mulai dari nama, lama menginap, tipe kamar yang dipesan, layanan apa yang diinginkan dan lain sebagiannya. Nah jika tamunya bilang benar maka resepsionis akan menyuruh tamunya untuk Mengisi form registrasi, dan pada saat itu juga resepsionis akan meminjam passport tamu atau ktp tamu dimana data data tersebut untuk melengkapi data data lainnya, dan terakhir resepsionis akan menjelaskan fasilitas yang bisa digunakan oleh tamu dan menjelaskan jam buka restoran dan lain sebagiannya. Dan terakhir tamunya di suruh tanda tangan di form registrasi nya. Setelah semuanya selesai maka tamunya diberikan kunci kamarnya. Lalu bellboy akan mengantarkannya menuju ke kamar tamunya