Hubungan kerja front office dengan departemen lain

 Istilah Istilah Dalam Front Office dan Penjelasanya

Istilah istilah dalam front office dan penjelasannya anak FO mana nih suranya?? Heheh kalian anak FO pasti tau nih  istilah istilah yang ada di bawah ini. Nah kalian yang belum mengetahui atau kalian ingin menambah wawasan mengenai istilah istilah FO? Nahh kalau kalian mau kalian mau aku akan berikan Istilah istilah singkat di front office dan penjelasan nya sebagai berikut:

Yang pertama yaitu ada namanya Periode in-house nah yang ini adalah dimana bisa kita artikan bahwasanya ialah masa atau waktu tamu tamu tinggal di hotel. Kalau kalian ingin menjadi seorang anak FO kalian banyak aktivitas yang kalian akan lakukan diantaranya seperti di bawah ini.

Reservasi atau bookingan, ini adalah istilah dimana tamu melakukan proses pemesanan atau reservasi kamar di suatu  hotel, dalam reservasi di bagi lagi seperti walk in guest, direct reservation dan lain sebagiannya nah di sini kalian menangani tamu atau melayani tamu yang ingin memesan kamar entah itu secara langsung maupun yang reservasi melalui email sesuai dengan sop yang berlaku di hotel masing masing. 

Yang ini juga tidak asing lagi bagi para anak FO, Tamu pindah kamar atau disebut dengan istilah (change of room) aktivitas kalian kalau menjadi anak FO kalian akan menangani tamu pindah kamar juga, tamu pasti memiliki alasan untuk  pindah kamar banyak penyebabnya tamu ingin pindah kamar kemungkinan disebabkan karena tamu menginginkan fasilitas yang lengkap sesuai dengan keinginan mereka, lokasi kamar dan masih banyak lagi penyebabnya atau pun adanya keluhan yang berhubungan dengan kamar tersebut. 

 

Nah berikut ini saya akan memberikan sedikit prosedur atau cara menangani tamu pindah kamar yang harus Kalian sebagai seorang Resepsionis harus menanyakan terlebih dahulu sebelum tamunya ingin pindah kamar kalian tanyakan  alasan tamu, mengapa pindah kamar, sesuai dengan sop yang berlaku di masing masing hotel.Nah Jika memungkinkan kalian mencarikan kamar penggantinya maka kamu , usahakan kamar yang tidak terlalu jauh dari kamar sebelumnya dan kalian harus sesuaikan dengan jenis kamar yang sudah pernah ia tinggali atau dia booking. Setelah tamunya fix ingin pindah kamar yang sesuai dengan keinginannya maka kamu harus Melapor ke bagian departemen housekeeping agar nantinya mereka yang menjadi room attendant membersihkan kamar yang sudah di pakian oleh tamunya itu. Langkah selanjutnya yaitu kalian harus Menghubungi bellboy juga  jika tamu memerlukan bantuan pemindahan barang bawaan sesuai dengan sop yang berlaku di hotel, pada umumnya kalau  tamu pindah kamar bellboy akan membantu tamu untuk membawa barang barang nya ke kamar barunya itu. Setelah semuanya selesai lalu kalian jangan lupa untuk  mengisi formulir change of room nya agar nantinya kamar yang di tempatkan tamu sebelumnya itu biasa di jual kembali lagi.

Istilah berikutnya adalah Tamu sleep out, biasanya ini akan ada tanda di depan pintu tamu atau form yang ada di front office. Tamu sleep out adalah dimana tamu yang menginap di suatu hotel tertentu  tetapi mereka  pada saat waktu tertentu mereka tidak tinggal di dalam kamarnya yang sudah mereka reservasi, biasanya tamu tersebut ada urusan tertentu maka dari itu dia tidak tinggal di kamarnya. Nah  jika tamu sleep out di suatu hotel itu artinya barang bawaannya dia masih  tetap berada di kamarnya, kalian selaku resepsionis kalian  harus menanyakan tamunya berapa lama tamunya akan sleep out, nah saat kalian bertanya secara langsung dengan tamunya kalian seorang resepsionis harus menawarkannya apakah kamarnya di double lock atau di bersihkan atau tidak, gara nantinya room antendent membersihkan kamarnya kalau tamunya mengizinkannya.

Nah yang ini ada istilah namanya Incognito, icongnito  adalah tamu yang menginap di hotel sesuai dengan permintaannya tamunya ingin keberadaannya di hotel itu di rahasia kan, tamunya ini memiliki privasi yang sangat di jaga, misalnya seperti actor, orang orang terkenal dan lain sebagiannya, karena biasanya tamu yang menginginkan permintaan seperti itu agar liburan nya aman dan nyaman. Nah maka dari itu jika ada tamu atau seseorang yang mencarinya baik melalui telepon atau datang langsung ke hotel tersebut  maka seluruh staf hotel mengatakan bahwa tamu tersebut tidak menginap di hotel tersebut, sebagai seorang hotelier harus mengikuti sesuai dengan permintaan tamunya, mengikuti sesuai dengan permintaan tamu adalah salah satu bagian dalam service terhadap tamu.

Privacy/Do not disturb adalah tamu  memiliki  permintaan dan alasan tertentu agar mereka  tidak orang lain mengganggunya, bisanya seorang room attendant akan melihat papa yang ada di depan pintu kamarnya peringatan seperti itu. hal ini berlaku untuk staf hotel atau departemen yang ada di hotel tersebut . kecuali temannya. Pada umumnya resepsionis akan input data nya sesuai dengan permintaan tamu itu pada sistem komputer agar antinya semua departemen mengetahuinya bahwasanya tamu tersebut di mau di ganggu.