Prosedur penaganan keberangkatan tamu
Penanganan keberangkatan tamu. Bellman juga harus bertanggung jawab atas keberangkatan tamu, mulai dari persiapan keberangkatan hingga saat tamu akan berangkat. langkah pertama yaitu
1. Persiapan penaganan keberangkatan tamu
Kegiatan yang pertama harus dilakukan seorang bellman adalah mempersiapkan keberangkatan tamu, mengidentifikasi jenis atau kelompok tamu yang akan berangkat, apakah itu tamu rombongan atau tamu perorangan bellman akan memisahkannya mana tamu rombongan atau tamu perorangan akan berangkat fungsi dari pemisahan itu ialah agar bellman memudahkan untuk persiapan. dalam penanganan keberangkatan tamu perorangan atau rombongan akan berbeda beda, begitu juga dengan tamu VIP. nah adapun persiapan yang harus dilakukan untuk menangani keberangkatan tamu sebagai berikut
- Bellman akan memeriksa expected depature guest list
Mengapa bellman memeriksa expected arrival guest list? karena untuk mengantisipasi terjadinya hal hal khusus yang perlu dipersiapkan seperti pesanan taksi, tiket, penitipan barang, perlakuan terhadap tamu VIP jika suatu hotel memiliki tamu kategori VIP pelayanan atau penanganan keberangkatan ya tergantung juga dengan SOP yang berlau di suatu hotel tersebut. Setelah itu Bellboy akan memeriksa perlengkapan dan formulir formulir yang dibutuhkan antara lain:
Expected depature guest list dapat di peroleh dari bagian resepsionis, kartu kartu yang akan digunakan dalam menangani keberangkatan tamu antara lain errad card, control sheet, dan lain lain
Selain itu bellboy juga memeriksa kondisi trolly agar dapat dipakai dengan baik.
Ada pula penanganan barang bawaan tamu berangkat meninggalkan hotel, seperti kita ketahui bahwa penanganan barang bawaan tamu di bedakan dengan melihat apakah tamu tersebut tamu rombongan atau perorangan:
Untuk Tamu Perorangan
dalam menanganinya seorang bellman harus melakukan hal hal sebagai berikut:
Bellman melaksanakan menjemput barang bawaan tamu peroragan.
Biasanya bellman akan mendapatkan informasi mengenai tamu yang akan checkout dari departemen front office, nah biasanya di dalam hotel ada hubungan kerja di dalam departemen, seperti halnya bellman dengan front office, setelah bellman mendapatkan infor masi mengenai tamu yang akan berangkat dari front office bellman akan mengambil errad card tersebut, nah bellman dapat memprediksi apakah perlu menggunakan trolly atau tidak bellman hanya melihat daftar expected guest list dan informasi dari front office. dalam hal ini menunjukkan bahwa kejelian seorang bellman.
Bellman akan memastikan barang bawaan tamu peroragangan atau rombongan agar tidak tertinggal di dalam kamar.
Pada umumnya bellman sebelum memasuki kamar tamu bellman akan mengetuk pintu dan menyebutkan identitas nya. bellman akan meminta izin kepada tamu untuk membawa barang bawaannya, setelah tamunya memberikan izin bellman harus mengangkat barang bawaan tamu dengan hati hati dan penyusunan di trolly dengan baik.
setelah itu bellman akan memeriksa kembali jenis barang bawaan tamu mulai dari jumlahnya, jenisnya dan mencocokkan dengan errad card. semisalnya ada yang tidak sesuai dengan errad card bellman akan memberikan informasi kepada tamu untuk menghindari barang tertinggal. Jika ada penambahan barang bawaan tamu bellman akan mengkonfirmasi kepada tamu dan mencatat di errad card mengenai penambahan barang tersebut.
Setelah itu bellman terlebih dahulu atau bersama dengan tamu membawa barang bawaan tamu.
Selanjutnya bellman mempesilahkan tamu untuk menyelesaikan pembayaran administrasi di front office
Sesampainya di lobby bellboy memperselisihkan tamu untu menyelesaikan administrasinya, bellman akan membawa barang bawaan tamu ke lokasi dekat dengan bell desk, saat menunggu proses check out , bellman akan memeriksa kembali barang bawaan tamu untuk memastikan apakah sudah benar atau tidak. setelah proses pembayaran administrasi tamu selesai tamu akan meninggalkan hotel bellman akan segera meminta cap tanda lunas di front office.
Sedangkan untuk tamu rombongan
dalam menangani tamu rombongan tata caranya mirip dengan penanganan keberangkatan tamu perorangan, akan tetapi ada beberapa hal yang berbeda beda seperti jumlah barang bawaan tamu, dan jumlah tamu.
Bellman akan melakukan pen jemputan barang bawaan tamu mulai dari kamar yang nomor terjauh dengan menggunakan trolly dan menyusunanya sesuai dengan SOP yang berlaku. perlu kalian ketahui bahwa penjemputan barang bawaan tamu rombongan memerlukan strategi yang baik dan efektif, setelah mendapatkan expected group depature dari front office terlebih dahulu bellman akan melakukan identifikasi terhadap kamar kamar tamu rombongan yang akan check out pada hari itu. dari hasil identifikasi itu akan menentukan arah mana bellmana kan memeulai pengambilan barang bawaan tamu.
setelah itu bellman akan menempatkan barang bawaan tamu rombongan di tempat yang aman dan mengelompokkan sesuai dengan nama nama pemilik dan melakukan pengecekan terhadap jumlah barang bawaan tamu
Sesampainya barang bawaan tamu di lobby, bellman akan menunggu informasi dari front office apakah proses administrasi sudah selesai atau belum, jika proses administrasi sudah selesai makan barang barang bawaan tamu bisa dimasukkan ke dalam kendaraan, bellman akan melakukan koordinasi dengan sekuriti dan valet parking sekuriti akan memantau dan menjaga barang bawaan tamu sedangkan valet parking akan mempersiapkan kendaraan yang akan di gunakan oleh tamu rombongan. Setelah kendaraannya di siapkan oleh valet parking tamu tamu akan di antar menuju area pemberangkatan dan terakhir sebelumnya dikonfirmasi kembali mengenai kelengkapan dan kondisi barang
Catatan nah dalam hal ini kita memerlukan hubungan yang harmonis dan erat dan juga komunikasi yang baik dengan departemen departemen yang ada di hotel yang mana agar nantinya proses proses entah itu tamu yang akan check out atau check in dan lain sebagiannya mengenai tamu agar berjalan dengan baik dan lancar
Post a Comment
Post a Comment