Hubungan kerja front office dengan departemen lain

Tugas dan Tanggung Jawab Reservasi

Seorang petugas Reservasi harus tahu benar tentang tugas masing-masing dalam menerima dan memproses pesanan kamar, mengetahui informasi yang berhubungan dengan fasilitas kamar, harga kamar, informasi umum dan obyek wisata yang ada. Secara umum tugas dan tanggung jawab reservasi sebagai berikut:

1. Pimpinan Pemesanan Kamar (Reservation Manager)

Tugas utama Reservation Manager yaitu membantu front office manager dalam memantau dan mengontrol ketepatan atau akurasi ketersediaan kamar yang bisa di jual agar tercapai tingkat hunian yang tinggi. Selain itu ikut mengawasi serta bekerja sama dengan staff reservasi dalam menjalankan tugas rutin menerima, memproses, dan menyetujui pesanan kamar

Berikut ini rincian tugas dan tanggung jawab pimpinan pemesanan kamar:

1. Merencanakan program pelatihan internal untuk meningkatkan kompetensi bawahan
   
2. Melatih, memotivasi dan mendisiplinkan bawahan di bagian reservasi
3. Menjawab secara lisan atau tertulis semua permintaan reservasi, harga dan fasilitas kamar
4. Membuat laporan harian yang menyangkut reservasi misalnya jumlah kamar yang terjual dan memperkirakan jumlah kamar yang terjual untuk periode atau bulan yang akan datang
5. Menjalin kerja sama dengan travel agent, airline , atau sumber pemesanan kamar lainnya
6. Membuat jadwal kerja petugas reservasi   
7. Memeriksa dan mengontrol semua keperluan operasional di reservasi misalnya komputer atau formulir

Baca Juga :

Rekomendasi air terjun di Bali 

Rekomendasi Pantai di Bali  

 

2. Petugas Pemesan Kamar (Reservation Clerk)

Tugas utama petugas pemesanan kamar adalah menerima reservasi kamar sehari-hari dengan akurat dan efisien berdasarkan standar prosedur yang berlaku di hotel tersebut

Berikut ini rincian tugas dan tanggung jawab petugas pemesan kamar:

1. Menjawab telepon di reservation room dengan sopan
2. Melakukan persetujuan atau menolak pesanan kamar karena situasi hotel
3. Menjaga kebersihan dan kerapian area kerja
   
4. Memperhatikan perkiraan penjualan kamar
5. Menawarkan harga tertinggi pada saat menerima reservasi melalui telepon
6. Menindaklanjuti dan menyelesaikan reservasi yang masuk baik melalui telepon maupun email

3. Penyelia Pesanan Kamar (Rservation Supervisor)

Tugas utama penyelia kamar adalah mengawasi dan mengontrol pekerjaan petugas reservasi sesuai dengan prosedur yang berlaku di hotel tersebut.

Berikut ini rincian tugas dan tanggung jawab penyelia kamar:

1. Membuat jadwal kerja petugas reservasi
2. Membuat perkiraan tingkat hunian kamar harian
3. Menindaklanjuti tugas dari supervisor pada shift sebelumnya
4. Mengecek persiapan penyambutan kedatangan tamu
5. Menjalin kerjasama dengan baik dengan bagian lain yang ada di hotel
6. Mengawas dan mengontrol pemblokiran kamar, terutama untuk kamar yang telah di pesan
7. Membuat EAL (Expected Arrival List) dan EDL ( Expected depature list)

Semoga artikel ini bermanfaat buat teman-teman. Jika ada saran atau kritikan teman-teman bisa mengirimnya di kolom komentar. Sekian dan Terimakasih.