Jenis reservasi dan sistem reservasi
Adapun beberapa jenis reservasi atau pemesanan kamar sebagai berikut:
1.Amendement atau change
Amendement atau change adalah pesanan kamar yang dilakukan karena adanya suatu perubahan atau koreksi tentang informasi yang pernah di buat. perubahan dapat berupa tanggal kedatangan, tanggal keberangkatan, lama tinggal, tipe kamar atau permintaan khusus.
2. New
New adalah jenis pesanan kamar yang pertama kali di buat tamu, belum ada perbaikan. Pesanan kamar yang pertama dilakukan dapat dikelompokan menjadi 2 antara lain :
- Individual: pesanan kamar yang di peruntukan bagi perorangan atau individu dengan jumlah tidak lebih dari 3 orang
- Group: pesanan kamar yang diperuntukan untuk tamu group yang akan tinggal di hotel. Pada umumnya grup berjumlah 15 orang atau lebih tapi sekrang dapat menjadi group kecil atau besar
3. Confirmed
Baca Juga:
Confirmed adalah pesanan kamar yang dipastikan ketersediakannya pada periode yang diinginkan oleh tamu, saat tamu tiba di hotel kamar yang di pesan oleh tamu sudah pasti diperbolehkan. Petugas hotel tidak boleh membatalkan pesanan dari tamu, kecuali dari tamunya sendiri yang membatalkan. pada umumnya untuk confirmed reservasi hotel akan memintak deposite atau pre-paymnet dari tamu yang akan menginap saat memesan kamar.
4. Cancelled
Cancelled adalah pesanan kamar yang telah dilakukan oleh tamu, akan tetapi tamu membatalkannya karena suatu hal yang penting pesanan kamar tersebut dibatalkan, Pada umumnya kamar dibatalkan oleh tamu dikarenakan ada sesuatu hal seperti kesehantan dari tamu tersebut, penerbangan, cuaca yang tidak besahabat dan situasi politik.
5. Non guaranteed
Non guaranteed adalah pesanan kamar yang di sertakan dengan jaminan dari pemesanan kamar tersebut. Jaminan dapat berupa surat jaminan atau deposit. Pesanan kamar yang sudah dilakukan tidak bisa di batalkan walaupun tamu tidak datang. Adapun jaminan pemsanan kamar tipe Guaranteed reservation yang dapat dilakukan
- Pre-payment : yaitu pesanan kamar yang sudah melakukan pembayaran penuh saat reservasi atau sebelum kedatangan, biasannya hal ini dilakukan oleh tamu pada saat hotel high season atau full booked.
- Credit card : yaitu pesanan kamar yang menggunakan kartu kredit dan petugas hotel akan memintak nomor kartu kredit tamu saat reservasi kamar. jika terjadi pembatalan dilakukan paling lambat pada pukul 12.00 sampa 13.00
- Travel agent : yaitu pemesanan kamar yang dilakukan oleh travel agent, pada umumnya tamu sudah membayar harga kamar di travel agent yang bersangkutan. pada saat check in tamu hanya menunjukan travel agent voucher yang dikeluarkan oleh travel agent yang bersangkutan untuk ditintaklanjuti oleh hotel
- Corporate : yaitu jaminan pemesanan kamar dengan tanggung jawab dari sutatu perusahaan yang sudah melakukan perjanjian kontrak dengan hotel
- Advance deposit : yaitu pemesanan kamar yang dilakukan menggunakan uang tunai. Biasanya besarnya uang mukak minimal sebesar nilai satu malam sampai dengan 2,5 kali harga kamar. Besar atau kecilnya advance deposit ditentukan oleh masing-masing hotel karena setiap hotel yang ada memiliki peraturan yang berbeda-beda, dan juga advance deposit dipengaruhi faktor lokasi, atau tingkat hunian hotel
6. Non guaranteed
Non guaranteed yaitu pesanan kamar yang dilakukan tidak disertai dengan jaminan apapun dari pemesan sehingga hotel akan menunggu kedatangan tamu tersebut sesuai dengan SOP hingga pukul 18.00. jika tamu tidak datang pada waktu yang sudah ditetapkan maka hotel dapat menjual kamar tersebut kepada tamu yang lainnya
7. Group reservation
Group reservation yaitu pesanan kamar yang dikordinasikan oleh tour operator atau travel agent sehingga tamu full bayar kepada travel agent atau tour operator,biasanya tamu group minimal 15 orang maka sponsor dari group tersubut mndapatkan potongan harga dan tour leader juga mendapatkan complimentary room. Disini sponsor yang dimaksud yaitu travel agent atau tour operator, event management companies, convention planners, corporate training departments, dan juga associates
Adapun tipe dari tamu group adalah sebagai berikut
- Tour gropup
- Convention group
- Participants to seminar
- Participants of training program
- Participants of exhibition motor show
- Political delegations
- Runion
- Performing artites
- Military troops
- Fashion shows and model organizer
- Spotrt steams and delegation
- Airlines crews
- Goverment delegation
- State visit
Sistem reservasi
Sisitem reservasi adalah proses kerja yang digunakan untuk memproses pesanan kamar, pada umumnya sistem reservasi yang ada di hotel dapat di bedakan berdasarkan dengan teknologi yang digunakan management hotel tersebut. Biaasanya kamar yang jumlahnya sedikit menggunakan sistem yang sederhana, sementara dengan hotel menegah dan hotel besar akan menggunakan sistem yang lebih moderen dan sistem tersebut sudah terprogram dengan khusus dengan memanfaatkan teknologi komputr yang ada dengan sistem ini petugas lebih mudah mengolah informasi pesanan kamar yang masuk.
Sistem reservasi di hotel dibagi menjadi sebagai berikut:
- Non computerized system (Full manual)
Non computerized system adalah seluruh informasi tamu yang masuk akan diproses secara manual dengan memanfaatkan keterampilan pengarsipan konvenional. system ini masih menggunakan pencatatan form berulang-ulang secara manual. Untuk mengecek ketersediaan kamar akan dilakukan dengan menggunakan tabel pemesanan kamar chart yang terdiri dari conventional reservation chart atau density reservation yang berisi seluruh kamar yang dimiliki oleh hotel setiap bulan.
- Semi computerized system
Semi computrized system adalah sistem yang mana menggunakan perpaduan komputer dengan manual. Pada saat tamu melakukan reservasi maka informasi tamu akan di catat secara manual ke form reservation kemudian data tamu tersebut di input ke dalam komputer
- Full computerized system
Full computerized system yaitu sisitem yang mana sudah menggunakan full teknologi komputer mulai saat tamu reservasi, mengecek ketersediaan kamar dan dokumen yang lainnya. Biasanya sistem ini langsung dapat berhubungan dengan bagian lainnya seperti reception. oleh karena itu petugas reservation dapat menangani pesanan kamar bagi perorangan yang datang lagsung ke hotel.
Demikian materi yang kami berikan, semoga materi yang kami bagikan ini bermanfaat buat teman-teman semuannya. Terimakasih
Post a Comment
Post a Comment