Formulir pemesanan kamar hotel
Setiap pesanan tamu dicatat dalam formulir antara lain:
1.Reservation form
Pesanan kamar yang dilakukan tamu akan dicatat oleh petugas reservation di dalam reservation form.
Formulir ini ada berbagai bentuk dan model sesuai dengan ketentuan management hotel masing masing , Namun informasi di dalam reservation form relatif semuannya sama, baik untuk hotel kecil maupun yang berbintang.Adapun tujuan hotel menyediakan formulir reservation form adalah sebagai panduan dalam mengambil informasi yang diperlukan dari tamu, terutama pemesanan kamar melalui telepon, sehingga informasi yang diberikan tamu yang akan menginap menjadi terkontrol dan informasi yang dimintak menjadi terarah sesuai dengan permintaan tamu.
2. Reservation diary (catatan harian pesanan kamar)
Reservation diary adalah catatan pesanan kamar yang di terima dalam satu hari, akan tetapi hotel-hotel sekarang lebih cenderung menggunakan sistem komputer untuk reservation diary karena lebih cepat dan efisien, akan tetapi masih ada juga hotel-hotel yang tidak menerapkan sistem komputer. tujuan dan informasi dari formulir ini sama saja, bersumber dari resrvation form yang sudah diterima oleh petugas reservation, untuk sistem manual dalam satu bulan ada kurang lebih 30 lembar reservation diary. semua lembaran dalam satu bulan tersebut akan di arsipkan oleh petugas reservation berdasarkan bulan dan tanggal tamu yang menginap tiba dalam satu binder,
Reservation diary biasanya juga digunakan sebagai daftar tamu yang akan tiba menginap atau diharapkan datang (today's expected arrivall list) kembali lagi dengan sistem management hotel yang diterapkan, pada hotel kecil tidak diperlukan membuat EA list (expected arrivall list)
3. Reservation slip (slip pemesanan kamar)
Untuk hotel kecil untuk mengontrol pesanan tamu yang diterima dalam satu hari aka digunakan reservation diary. Pada hotel-hotel besar setelah pesanan diisi kedalam reservation form akan kembari lagi disalin kedalam slip pemesanan kamar (reservation slip), slip ini akan disusun ke dalam reservation rack oleh petuga reservation, nama tamu akan disusun dengan berdasarkan abjad (A-Z), petugas akan memberikan warna untuk jenis tamu
4. Today's Expected Arrivall List
Sebelum satu hari kedatangan tamu , petugas reservasi akan menyiapkan formulir daftar nama-nama tamu yang diharaokan akan datang atau tiba besok. petugas membuat formulir sesuai dengan urutan dan informasi yang ada pada reservation rack, sesuai dengan tanggal kedatangan tamu, yng mana tujuan pembuatan formulir ini yaitu agar petuga reservasi bisa menyiapkan segala permintaan tamu atau yang disebut special request agar petugas reservation lebih mudahberkordiasi dengan antarbagian entah itu dari team housekeeping.
5. Reservation Chart
Tabel ini digunakan petugas reservation untuk memeriksa ketersediaan kamar dan juga menghitung julah kamar yang telah dipesan, akan tetapi hotel-hotel sekarang sudah menerapkan sistem komper yang mana lebih cepat dan efisien, reservation chart berisikan informasi terkini
Reservation Chart dibedakan penggunaanya menjadi 2 sebagai berikut:
1. Conventional Chart
Tabel ini biasannya digunakan oleh hotel kecil dan hotel menengah yang memiliki jumblah kamar yang sedikit
2. Density Chart
Tabel ini biasanya digunakan oleh hotel besar yang memiliki banyak kamar
Post a Comment
Post a Comment