Hubungan kerja front office dengan departemen lain

 Metode pemesanan kamar

Adapun beberapa cara atau metode yang dapat dilakukan atau digunakan untuk melakukan pemesana kamar sebagai berikut:

1. Direct Reservation

         Direct reservation adalah Pemesanan kamar dilakukan langsung dengan cara datang ke bagian reservation atau front office yang ada di Hotel, baik pemesanan untuk perorangan ataupun group, yang biasannya tamu yang akan tinggal dipesankan oleh keluarga, teman atau rekan bisnis yang berada di hotel tersebut, pesanan cara seperti ini di sebut juga dengan individual method

2. In Direct Reservation

       In Direct Reservation adalah Pemesanan kamar yang dilakukan dengan cara menggunakan sarana komunikasi, sehinga pemesan tidak perlu datang langsung ke Hotel untuk memesan kamar sebelum tanggal kedatangnnya dihotel, hal ini dilakukan dengan pertimbagan jarak tinggal tamu hotel dengan hotel cukup jauh atau sangat jauh

in direct reservation dapat dilakukan dengan beberapa cara antara lain:

 

Baca Juga :

Rekomendasi air terjun di Bali 

Rekomendasi Pantai di Bali  

• Thelephone adalah pemesanan kamar yang dilakukan dengan jasa sambungan telepon, dari meminta informasi, pencatatan inormasi tamu, sampai dengan penutupan penjualan
• Letter atau surat adalah pemesanan kamar yang menggunakan jasa pengiriman surat, cara ini sudah sangat jarang dilakukan oleh tamu, karena memerlukan waktu atau hari yang cukup lama untuk mendapatkan confirmation dari pihak Hotel, tetapi sebagian tamu masih juga ada yang menggunakannya mengingat isi dari surat tersebut dapat jelas jelas tersampaikan dan tamu dapat menulis secara rinci semua keinginannya
• Faximile adalah pesanan kamar yang dilakukan dengan mnggunakan mesin faximile untuk mengirim informasi pesanan kamar, sehingga diperlukan alamat faximile yang sangat jelas, Cara pengiriman ini masih sangat efektif dan mengigat informasi yag terkirim dapat terkirim langsung oleh hotel pada saat ini, akan tetapi sekarang sangat jarang tamu menggunakan cara ini untuk memesan kamar, karena sekarang semua tamu memesan kamar dengan aplikasi yang mana lebih efesien dan moderen
• E mail adalah pemesanan kamar menggunakan sarana teknologi internet, dimana surat yang terkirim adalah surat elektronik yang dapat segera diterima dan dibalas saat itu juga melalui smartphone atau laptop, dan saat ini metode pemesanan kamar yang melalui e-mail ini sangat banyak yang digunakan oleh tamu karena lebih efisien dan cepat
• E-reservation atau Hotel's Web adalah pemesanan kamar yang dilakukan dengan cara memebuka situs official Web Hotel pemesanan kamar hotel, sehingga tamu dapat mengisi semua informasi di kolom yang sudah terdapat di official web pemesanan kamar hotel,dari jenis kamar yang akan dipesan, berapa lama akan tinggal di hotel dan tamu juga bisa mengetahui sejarah berdirinya Hotel tersebut dan harga kamar per malam dan lain sebagainnya, metode pemesanan kamar ini sangat efektif saat ini, mengingat e-reservation memenag disediakan bagi tamu yang memiliki waktu yang terbatas 

 Sumber pemesanan kamar

Pemesana kamar berasal dari beberapa sumber antara lain:

1.Free Individual traveller atau singkatannya yaitu (FITs) adalah pemesanan kamar yang berasal dari perorangan atau individu yang datang lngsung ke Hotel

2.Airline adalah pemesanan kamar yang berasal dari maskapai penerbagan yang sudah bekerjasama dengan Hotel, baik untuk kepentingan petugas dari penerbagan (airline crew) saat bertugas atau untuk penumpang pesawat penerbagannya ditunda karena sesuatu hal.

3.Tour operator adalah pemesanan kamar yang berasal dari biro perjalanan yang sudah menyiapkan sarana akomodasi bagi tamu, Biro perjalanan akan menyiapkan package tour, yang lengkap beberapa hari dengan kegiatan liburan, lama menginap, layanan makanan dan minuman, yang semuannya sudah menjadi satu paket lengkap yang dikenal dengan istilah "an all inclusive trip to a destination" contohnya Paket liburan three day two night di Ubud

4.Travel agent adalah pesanan kamar yang berasal dari agent perjalanan yang menjadi angent penjual jasa perjalanan dari suatu biro perjalanan atau tour operator, dan travel agent sudah mempunyai kesepakatan dengan hotel yang sudah di buat, adapun aturan yang biasa di sepakati antara kedua belah pihak meliputi:

• Memberikan komisi 10% atas beban kamar
• Memberikan komisi tambahan bagi tamu yang akan menginap dengan sistem american plan
• Memberikan komisi tambahan bagi tamu yang diantar bila menginap di atas 21 hari
• Memberikan komisi harga kamar saja bagi tamu yang diantar dengan sytem european plan
• Komisi dibayar sesuai dengan harga kamar, tetapi bila harga kamar telah diberikan potongan harga maka hotel berhak menolak memberikan komisi
• Hotel merencanakan kerjasama dengan travel angent yang baik dalam peningkatan layanan hotel.
• Menyelengarakan kegiatan yang dapat mempromosikan hotel dan travel agent
• Travel agent tidak diperbolehkan menaikan harga kamar tanpa sepengetahuan dari pihak hotel
• Travel agent harus mendpatkan informasi minimal 1 bulan seblum jika ada perubahan harga kamar
• Hotel akan memberikan 1 kamar complimentary bagi travel agent
• Hotel akan memperlakukan system European plan saja atau system American saja jika jumlah tamu yang memesan minimal 15 orang.

5.Corporate House adalah perusahaan swasta yang melakukan pemesanan kamar untuk kepentingan perusahaan 

6.Embassies and consulate adalah pesanan kamar  yang dibuat oleh kantor-kantor duta besar Negara atau konsultan Negara untuk kepentingan dinas

7.Association adalah pesanan kamar yang dilakukan oleh ikatan-ikatan atau organisasi untuk kepentingan asosiasi

8.Goverments offices adalah pesanan kamar yang dilakukan oleh dinas kepemerinthan disiapkan staff atau tamu dinas tersebut untuk kegiatan dinas

9.Central Reservation Offices atau disingkat dengan (CRS) adalah pesanan kamar yang dilakukan oleh layanan pusat pemesanan, yang akan membantu tamu-tamu agar mendapatkan penginapan pada saat diperlukan, dilokasi yang diinginkan, periode yang diinginkan dan harga yang bersaing

10.Global Distribution System atau yang disingkat dengan (GDS) adalah sarana yang sudah disiapkan oleh network providers bagi semua hotel yang ada di seluruh dunia untuk mengisi webnya, di jaringan tersebut sehingga akan lebih mudah dicari oleh calon tamu yang ingin berlibur di hotel, adapun jenis GDS yang terkenal atara lain: 

• Sabre computer system
• Amadeus computer sytem 
• Galileo computer sytem
• World span

11.Refral adalah pesanan yang dilakukan bersumber dari recomedasi dari pelanggan terdahulu agar tamu yang merekomendasikan dapat menginap di hotel yang pernah mereka tinggal.